ניהול חנות דורש ניהול מלאי, ניהול עובדים, מעקב אחר מכירות, הזמנות, ניהול מועדון לקוחות ועוד. ללא עזרים טכנולוגיים מתבקש מנהל לחנות לזכור פרטים רבים, לנהל רשימות ארוכות ולבלות שעות ארוכות באיסוף נתונים וניתוח דוחות. הטכנולוגיה הופכת את מלאכת הניהול לפשוטה הרבה יותר. קופה ממוחשבת שמתבססת על תוכנת ניהול חדישה וידידותית למשתמש תבצע בעבורכם את כל הפעולות הנ"ל בלחיצת כפתור אחת.
אין כל ספק כי ניהול החנות מושפע מעבודת הקופה. כאשר הקופה מתקלקלת בין אם מדובר במינימרקט שכונתי או חנות מחשבים גדולה, צוות החנות מאבד את העשתונות. ללא קופה אין באפשרותם לקבל כספים או להפיק חשבוניות. ברוב החנויות כיום כבר לא מחזיקים חשבוניות ידניות. בכדי למנוע את התקלות התכופות כדאי להחליף את הקופה הישנה בקופה חדישה ויציבה. מערכות ההפעלה החדישות עמידות בפני תקלות. הספקים המובילים בתחום מעניקים לכל לקוח גם שירות תמיכה טכנית. עם כל תקלה או שאלה ניתן לפנות אל נציגי החברה ולקבל מענה הולם.
פונקציות שימושיות בקופה ממוחשבת
- קבלת כל סוגי אמצעי התשלום : מזומן, כרטיסי אשראי, תווי קנייה, המחאות, שובר זיכוי.
- החסרה והוספה אוטומטית של פריטים אל המלאי.
- זיהוי פריט-מחיר באמצעות ברקוד.
- פונקציות שקילה (רלוונטי לחנויות מזון).
- תוכנות מיוחדות לסופרמרקטים, רשתות אופנה, בתי קפה ועוד.
- ניהול שעות עבודה, משמרות, קופה ממוחשבת משמשת גם כשעון נוכחות.
- הפקת דוחות מקיפים, עשירים, מפורטים.
- רישום פרטי לקוחות קבועים וניהול מועדון לקוחות.
ניתוח הפעילות העסקית וניהול חשבונות
בעל החנות מצליח לקבל החלטות נבונות יותר כאשר מוצגים בפניו נתונים כספיים עדכניים בכל עת. בלחיצת כפתור פשוטה ניתן לקבל פירוט מקיף אודות המכירות שבוצעו באותו היום. בעל החנות יכול לקבל בהתאם החלטות בדבר גיוס עובדים נוספים או הארכת שעות הפתיחה. הדוחות הסטטיסטיים שמפיקה הקופה מאפשרים קבלת החלטות נבונות בטווח הארוך. אין כל צורך לבסס את ההחלטות על ניחושים או ספקולציות, כל הנתונים מוצגים בדוחות שחור על גבי לבן.
קופה ממוחשבת מהווה גם מאגר נתונים בו ניתן לנהל את רשימת הלקוחות הקבועים והנאמנים. בכדי לשמר אותם יש להעניק להם מעת לעת מבצעים בלעדיים או מתנה קטנה. מערכת המחשב מסוגלת לשלוח מסרונים או הודעות דואר אלקטרוני בשם בעל החנות. פרט לכל משמשת רשימת הלקוחות הקבועים גם לפילוח ואפיון קהל היעד אליו פונה בית העסק.